COVID 19 – El momento de planificar la recuperación es ahora

La lucha para prevenir la propagación de COVID-19 (coronavirus) en la comunidad y reducir los impactos económicos continúa consumiendo la atención de los líderes empresariales. De hecho, la naturaleza de esta pandemia, una emergencia continua y no un solo evento, requiere extrema agilidad y creatividad por parte de los ejecutivos. Sin embargo, al analizar la posibilidad de trabajo remoto y los impactos en las cadenas de suministro, están perdiendo un tiempo valioso para planificar la recuperación de las operaciones. Aunque las empresas se encuentran actualmente en la fase de respuesta, ya es hora de comenzar a planificar la fase de recuperación.

Se sabe mucho poco sobre el coronavirus y sus impactos económicos. ¿Comenzará a disminuir la transmisión del virus con el final de la temporada de gripe en el hemisferio norte? ¿La recuperación será un retorno a la normalidad en un tiempo relativamente corto, o la pandemia desencadenará una recesión global? A medida que la situación evoluciona y se implementan planes específicos de continuidad del negocio, es esencial que los líderes empresariales dediquen un poco de atención a la planificación de cómo volverán a su capacidad total.

En una encuesta reciente sobre la gestión de riesgos operativos realizada por dss+, se descubrió que los ejecutivos priorizan las respuestas inmediatas cuando manejan las crisis y no se preparan para la recuperación a largo plazo. Mientras que el 70% de los líderes empresariales confían en que sus planes de inactividad les protegerán de los efectos inmediatos de un incidente mayor, el 25% no están seguros de la calidad de los planes y el 33% admiten que existe la posibilidad de que un único punto de falla pueda arruinar todo el plan. Esto nos muestra que las empresas no están lo suficientemente preparadas para los impactos de la actual pandemia.

Esta falta de preparación puede representar el fin: según la Agencia Federal de Manejo de Emergencias de los Estados Unidos, más del 40% de las empresas nunca vuelven a abrir después de un desastre y, para aquellas que logran reanudar las operaciones, solo el 29% siguen funcionando después de dos años.

¿Cómo puede su empresa recuperarse de la pandemia de coronavirus?

Cuidar de las personas

Para cualquier operación, el recurso más importante son las personas; por lo tanto, deberían ser una prioridad. Durante la fase de respuesta, las empresas deben establecer un canal de comunicación sólido y frecuente con todos los empleados, que incluya un mecanismo de monitoreo para comprender si ellos o sus familiares han sido infectados o afectados por el virus. No olvide los entornos de trabajo remotos o parcialmente remotos, ya que parte de los empleados trabajarán desde casa. Las empresas no deben descuidar a las familias de los empleados, también prestando atención a la seguridad y la salud de este grupo. Sea proactivo y haga recomendaciones frecuentes a las familias sobre la mejor manera de protegerse en casa y en público para evitar la recontaminación. La mayoría de las personas lee noticias de salud en las redes sociales, un lugar muy susceptible a rumores y desinformación. Ningún empleado puede trabajar adecuadamente si está preocupado con su familia.

Al planificar la fase de recuperación, desarrolle protocolos que garanticen la integridad de los empleados antes de regresar al trabajo. Y les proporcione un entorno seguro para la salud cuando regresen. Todas las estaciones de trabajo y equipos deben esterilizarse para garantizar que el virus no se transmita.

Establecer un claro sistema de gobernanza

Una de las prioridades de la planificación de la recuperación es tener un modelo de gobernanza claro que priorice las decisiones rápidas. Esto es particularmente importante para las empresas más grandes, con más niveles jerárquicos y muchos procesos. Se debe establecer un Comité Ejecutivo de Recuperación para dar responsabilidad a los comités regionales y locales. Cada uno debe tener autonomía para tomar decisiones localmente, relacionadas con el personal y los activos operativos, según sea necesario.

Prepárese para una recuperación por etapas.

Probablemente llevará tiempo volver completamente a las operaciones. Esto significa que será necesario prepararse para que las personas y las operaciones vuelvan a la normalidad de manera racional, planificada y estructurada. Evalúe varios escenarios y obstáculos para ayudar la preparación.

Hacer nuevas evaluaciones de riesgos

Debido a la incertidumbre inherente a esta pandemia - la transmisibilidad y la estacionalidad -, es esencial que las empresas reconsideren cualquier evaluación de riesgos existente, utilizando tres escenarios diferentes:

• 1 o 2 meses de circulación de virus e impacto financiero a corto plazo para la empresa; • Más de 2 meses de impacto viral y desaceleración económica mundial; • Pandemia de largo alcance y recesión mundial sostenida.

La evaluación de riesgos debe centrarse primero en operaciones críticas para el negocio - esto incluye a las personas en particular. Las implicaciones humanas, financieras, tecnológicas y operativas en cada escenario deben entenderse completamente. Por ejemplo, dentro de una empresa de alimentos, es necesario asegurarse de que todos los activos estén completamente esterilizados durante la fase de recuperación para gestionar de manera proactiva cualquier preocupación relacionada con la contaminación de los productos. Y debe prepararse para demostrarlo, evitando así la duda o el miedo público.

Estas evaluaciones son distintas de las que tomaron en cuenta los impactos durante la fase de respuesta y, por lo tanto, deben llevarse a cabo como un ejercicio separado.

Tener una visión realista de la cadena de suministro y sus implicaciones

La pandemia ha causado estragos en las cadenas de suministro de muchas empresas. Por ejemplo, Hyundai ha suspendido la producción en en Corea del Sur debido a la falta de piezas fabricadas en China. Y eso fue antes de que el coronavirus llegara a su propio país. Incluso Apple, que reporta aproximadamente una cuarta parte de los ingresos operativos en China, ha cerrado temporalmente las tiendas y plantas de ensamblaje y enfrenta problemas en la cadena de suministro, ya que 290 de sus 800 proveedores tienen su sede en China. A medida que más empresas toman medidas para frenar la propagación del virus en la comunidad, más la escasez de suministro se acentúa y tiene un largo alcance. Por lo tanto, es esencial que las empresas tengan una visión realista sobre la entrega esperada de insumos por parte de los proveedores actuales y sobre lo que se puede comprar en otro lugar de acuerdo con los objetivos de producción. Las empresas pueden ser optimistas sobre su capacidad de entrega, pero los esfuerzos para tener una imagen realista serán críticos. No solo enfrentarán problemas con la entrega de proveedores, sino también con el transporte de mercancías, que pueden verse aún más afectado.

Paralelamente, las empresas también deben presentar proyecciones realistas a los clientes y no prometer demasiado. Es natural que quieran tranquilizar a sus clientes, pero prometer demasiado genera desconfianza. Puede haber una escasez de personal si las personas todavía están en cuarentena o se están recuperando de cualquier enfermedad o problemas familiares relacionados con la epidemia.

Analizar los riesgos operativos y la integridad de los activos

Durante cualquier inactividad no planificada, existen riesgos inherentes a la reanudación de las operaciones. Por ejemplo, los incidentes de seguridad de procesos tienen cinco veces más probabilidades de ocurrir durante el reinicio que durante las operaciones normales. Para reducir estos riesgos, se debe realizar una evaluación completa de todos los riesgos críticos, a fin de garantizar la integridad de todos los activos y procesos antes de reiniciar. Las políticas y los procedimientos deben actualizarse y documentarse por completo. Probablemente, algunos activos no se mantuvieron de acuerdo con el cronograma, por lo que deberían verificarse siguiendo todos los procedimientos de bloqueo y señalización y cualquier trabajo de mantenimiento debería llevarse a cabo antes del inicio. Los procesos de control que se han digitalizado también deben ser probados. Finalmente, se debe completar una revisión de seguridad detallada antes de reanudar las operaciones.

Usar el tiempo de inactividad productivamente

Cuando las operaciones se ralentizan o se interrumpen, surge la oportunidad de aprovechar el tiempo de los equipos en casa para maximizar la preparación para la fase de recuperación. Se puede actualizar los procedimientos y la capacitación, revisar los planes de terceros y eventualmente contratar nuevos equipos, si se espera más trabajo durante el reinicio. No deje de crear listas de verificación; hacer planificación de personas y de cómo ayudar a expandir las operaciones. Este es también el momento ideal para desarrollar habilidades entre los profesionales sobre cómo gestionar mejor y reducir los riesgos operativos, utilizando capacitación virtual o módulos relevantes de aprendizaje electrónico.

Enfocar en la comunicación externa

Si el virus ha afectado a su empresa, ya sea con un empleado enfermo, transmisión confirmada en el lugar de trabajo, cuarentena forzada o incluso la percepción de que la empresa no ha hecho lo suficiente, puede haber daños a su reputación. Por lo tanto, se deben implementar medidas proactivas para tranquilizar a todos los clientes, partes interesadas, miembros de la comunidad y el público en general. El público externo quiere saber qué sucedió, qué esfuerzos de mitigación se han adoptado y cómo la empresa puede garantizar que podrá cumplir con las expectativas. Al demostrar que la empresa está “abierta a los negocios”, tranquilice a los empleados, las comunidades y los inversores, ayudando a generar perspectivas económicas mejores y más amplias.

Conclusión

Aunque creen que están preparadas para reaccionar ante una interrupción de los negocios, muchas empresas no dedican suficiente tiempo en el proceso de recuperación. Esto es aún más frecuente en el caso de la epidemia de coronavirus, ya que la respuesta se mezcla con la recuperación. Nunca es demasiado temprano para comenzar a hacer planes de recuperación. Las acciones recomendadas en este documento deben ser una extensión de los esfuerzos de respuesta, no una iniciativa nueva o separada. Aunque el mismo equipo pueda hacer ambos trabajos, los esfuerzos de recuperación son distintos

de los esfuerzos de respuesta. Durante la fase de respuesta, el objetivo es limitar el impacto en los equipos y en las operaciones. En la fase de recuperación, el objetivo es reanudar rápidamente las funciones críticas y minimizar la pérdida de clientes. Es esencial que las empresas se centren ampliamente en la planificación del proceso de recuperación y conviertan los riesgos en oportunidades cuando se preparan para ser proactivas.